Termes et Conditions Générales

Comment réserver votre voyage

Si vous savez déjà quelle destination et quelle date à laquelle vous aimeriez voyager, sélectionnez simplement la date de voyage de votre choix sur la page respective de la destination désirée et une fenêtre de style pop-up apparaitra pour entrer vos informations.

Un dépôt initial de USD $500 est requis pour réserver votre place.

En payant avec We Travel, vous acceptez que la balance du voyage pourrait automatiquement être chargée à votre carte de crédit 90 jours avant le départ (ou selon votre plan de paiement). La date la plus tard pour que Surf Expedition confirme le voyage est de 21 jours avant la date de départ. Laissez-nous savoir si vous voyagez avec d’autres personnes et assurez-vous qu’ils réservent leur place à temps.

Vous pouvez lire notre section FAQ pour connaitre toute l’information importante avant de réserver.

Si vous préférez être contacté par un membre de notre équipe pour répondre à certaines de vos questions qui ne sont pas expliquées dans notre section FAQ avant de payer le dépôt de réservation, et que vous souhaitez réserver une place sur un de nos voyage, veuillez utiliser ce formulaire de réservation.

 

1- Veuillez spécifier :

– Quel genre de forfait vous désirez: Si vous apporter votre propre équipement et ne désirez pas de cours : »Surf Libre/ Surf Guidé » ou si vous avez peu d’expérience ou désirez avoir des cours ou du coaching pour améliorer votre technique ainsi que l’équipement de surf fourni: « Apprendre à surfer/Surf Coaching »,

– Si vous connaissez vos dates de voyage ou si vous êtes flexible pour celles-ci,

– Combien de personnes voyagent avec vous ainsi que leurs noms et courriel (vous pouvez les inscrire à la dernière question du formulaire),

– Quel genre d’hébergement vous désirez (chambre partagée, privée, double, triple)

2- Attendez de recevoir notre confirmation par email pour les disponibilités et autres détails de votre réservation.

3- Si vous n’avez pas payé de dépôt directement sur le site, nous vous enverrons une facture de dépôt de 500$ USD via Paypal, que vous pouvez payer par carte de crédit, ou alternativement par virement bancaire de type ACH ou wire.

4- La balance de votre paiement est due 90 jours avant votre départ.

La date la plus tard pour que Surf Expedition confirme le voyage est de 21 jours avant le départ.

 

Méthodes de Paiement Acceptées

Paiements par Cartes de Crédit

Si vous payez sur la plateforme Wetravel, les frais combinés de transaction et de carte de crédit sont de 3,9%+30c (1%+30c + 2,9%) pour Visa/Mastercard ou de 4,9%+30c (1%+30c + 3,9%) pour AMEX.

Si vous payez avec Paypal, les frais sont de 5,5%

 

Paiements par Wire transfer ou ACH

Les seuls frais sont les frais que votre banque vous chargera pour faire le transfer.

 

Options de Paiement

Nous offrons trois options de paiement en fonction de vos besoins:

Paiement Complet – Sur réception de la facture ou au moment de réserver en ligne, si la date de réservation est moins de 90 jours avant le départ.

Dépôt de $500 + balance 90 jours avant le départ, si la date de réservation est de moins de 150 jours et plus de 90 jours avant le départ.

Dépôt de $500 + 3 paiements (150 jours, 120 jours et 90 jours avant le départ), si la date de réservation est de plus de 150 jours avant le départ.

Les réservations reçues moins de 90 jours avant la date de départ doivent être payées dans leur intégralité. Tous les documents obligatoires doivent être envoyés à Surf Expedition par email au moment du dépôt final: Preuve d’assurance maladie, autres informations importantes sur votre santé dont nous devrions être au courant, et formulaires de participation.

Paiements en Retard & Annulations

 

Les comptes sont dus dans leur intégralité au plus tard 90 jours avant le départ. Les réservations reçues dans les 90 jours avant le départ doivent être payées en totalité. Veuillez nous fournir toute la documentation requise par e-mail au moment de la réservation.

Les places sont disponibles sur la base du premier arrivé, premier servi, veuillez donc noter que votre réservation ne sera prise en compte qu’une fois le dépôt reçu.

Si les comptes ne sont pas payés en totalité à la date d’échéance, votre place pourrait ne pas être garantie et Surf Expedition se réserve le droit de traiter votre réservation comme annulée. Tous les paiements manqués ou en retard de plus de 10 jours sont soumis à des frais de 50 $ par date d’échéance manquée.

Dans le cas où le voyage n’aurait pas encore atteint le nombre minimum de participants pour confirmer le séjour à 90 jours avant le départ, Surf Expedition pourrait émettre la facture du solde ou débiter votre carte à moins de 90 jours avant le départ lorsque le nombre minimum de participants est atteint.

Annulations par Surf Expedition

 

Si, 21 jours avant le départ, il n’y a pas assez de clients réservés pour la date de voyage choisie, Surf Expedition se réserve le droit d’annuler le voyage. Les clients auront la possibilité de choisir entre un remboursement complet ou une nouvelle réservation à d’autres dates de voyage. Le remboursement ou le crédit sont uniquement dans le cas où il n’y aurait pas assez de participants pour voyager à la date de votre voyage choisie.

 

Annulation dûe à des circonstances de « Force Majeure »

 

Si un voyage est annulé en raison de circonstances de «force majeure» (y compris, mais sans s’y limiter, la guerre, la menace de guerre, une manifestation, une catastrophe naturelle, une pandémie, des troubles civils, l’état d’urgence, la fermeture des frontières, un incendie, une éruption volcanique, une grève, la fluctuation significative des taux de change ou d’autres événements externes qui ne rendraient pas le voyage sûr ou viable), aucun remboursement ne sera accordé pour les services de voyage non utilisés (en tout ou en partie), et le prix ou la valeur des services non utilisés ne pourra être échangé. Nous vous recommandons fortement d’acheter une assurance voyage pour vous protéger contre ce type de circonstances en cas d’annulation ou d’interruption de voyage.

 

Précisions sur les annulations en raison du Covid-19

Les annulations liées au Covid-19 (y compris, mais sans s’y limiter, les autorités de votre pays de départ ou les autorités de la destination du voyage interdisent de voyager ou ferment leurs frontières, si votre vol est annulé par votre compagnie aérienne, si vous ne pouvez pas voyager ou décidez de ne plus voyager à cause du Covid-19, si vous tombez malade, testez positif au Covid-19, qu’un membre de votre famille directe teste positif ou toute autre raison liée au Covid-19); nous ne serons pas en mesure de vous émettre un crédit pour effectuer une nouvelle réservation à une date ultérieure. Veuillez lire la section «Annulations par client» pour voir quels frais s’appliquent.

 

Les annulations avant le départ doivent être soumises par écrit par e-mail avec confirmation de réception de notre part. Il est de la responsabilité du client de s’assurer qu’une assurance annulation et interruption de voyage adéquate est souscrite pour couvrir toute partie perdue de son coût de voyage si une annulation est nécessaire.

Toute annulation de votre part entraînera des frais d’annulation** comme suit :

 

Dans les 48 premières heures suivant la réservation – 0%; remboursement intégral moins les frais de traitement, les frais de virement bancaire ou le changement de devise)

 

Plus de 90 jours avant le départ – dépôt initial de $500 transférable sur une autre date de voyage confirmée avant le 15 août 2025. Dates de voyage à confirmer par Surf Expedition lorsque nous atteindrons le nombre minimum de participants. Nous ferons de notre mieux pour vous transférer à une autre date, mais nous ne serons peut-être pas en mesure de le garantir au moment de l’annulation. Vous ne pouvez réserver qu’une seule fois pour un nouveau voyage confirmé. Vous devrez payer la différence si la réservation est plus chère et il n’y aura pas de remboursement si la réservation est moins chère.

 

61-90 jours avant le départ – 50% de la valeur de votre réservation totale perdue, le solde restant sera retenu comme crédit que vous pourrez utiliser pour une nouvelle réservation à une date de voyage future * avant le 15 août 2025.

 

60 jours ou moins avant le départ – 100% des paiements perdus

* La date du voyage doit être une date confirmée par Surf Expedition, ce qui signifie que Surf Expedition a confirmé qu’il y a suffisamment de participants pour pouvoir offrir le voyage à cette date.

** Les frais d’annulation couvrent les dépenses qui doivent être payées à l’avance (tels que les frais d’entretien et de préparation du camp, les frais de marketing, les arrangements de voyage pour le personnel, l’hébergement réservé, le transport et les services). Ceux-ci ne nous sont malheureusement pas remboursables. Lorsque vous réservez votre voyage et que nous confirmons le voyage, votre inscription est prise en compte pour nous assurer que nous couvrons nos frais de fonctionnement de base. Votre décision d’annuler signifie que nous devrons possiblement opérer un voyage sans couvrir notre coût minimum, car nous avons déjà confirmé le voyage à d’autres participants qui ont réservé leurs vols. Une fois que vous avez réservé votre place, cela signifie également que la place devient indisponible pour quelqu’un qui aurait pu réserver autrement.

Pour ces raisons, nous espérons que vous comprendrez que même si nous serions ravis de pouvoir vous rembourser, nous ne pouvons pas supporter le risque financier d’offrir de tels remboursements ou crédits en tant qu’entreprise essayant de survivre à ces temps difficiles et incertains.

La meilleure façon de protéger votre voyage si vous décidez d’annuler vos projets de voyage est d’obtenir une assurance voyage «annulation pour quelque raison que ce soit».

Vous pouvez cependant transférer le voyage à un ami si vous ne pouvez pas participer, à condition qu’il représente une nouvelle réservation (le montant de votre réservation ne peut pas être utilisé pour payer le solde d’un ami ayant déjà réservé une place sur un voyage). Des frais administratifs de 10% de la valeur totale de la réservation s’appliquent pour transférer votre réservation à quelqu’un d’autre.

Services Non-Utilisés

 

Nous ne pouvons offrir aucun rabais ou remboursements pour services manqués ou non utilisés, ce qui comprend les départs volontaires ou involontaires du voyage en raison de maladie, du décès d’un proche etc., de vols manqués, d’une arrivée tardive sur le tour ou d’un départ prématuré, que ce soit volontaire ou involontaire. Tous les transports, billets d’avion et hébergement sont sécurisés et payés en entier avant les que les clients n’arrivent à leur destination et par conséquent aucun remboursement ou crédit ne sont prévus par Surf Expedition pour services manqués ou inutilisés. C’est l’une des raisons pour lesquelles une assurance voyage avec annulation et une assurance d’interruption de voyage sont conseillées.

Assurance voyage obligatoire avec couverture médicale

Il est obligatoire pour tous les participants d’avoir une assurance médicale de voyage appropriée, qui doit être achetée par vous lorsque nous vous envoyons la confirmation de voyage. Une preuve d’assurance voyage couvrant les urgences médicales doit être fournie au plus tard 15 jours avant l’arrivée à destination par les clients avant qu’il ne soit autorisé à rejoindre le groupe.

Votre couverture doit vous protéger contre les accidents, la mort et les blessures résultant de l’activité de surf, des frais médicaux, du rapatriement d’urgence et de la responsabilité civile pour un minimum de USD $100,000.

 

Depuis la pandémie de Covid-19, des changements rapides dans les politiques des compagnies aériennes et des frontières peuvent survenir. Nous vous recommandons fortement de souscrire une assurance annulation de voyage qui mentionne que vous pouvez «annuler pour quelque raison que ce soit». Cette assurance doit généralement être souscrite au plus tard quelques semaines après le paiement de votre acompte initial. Renseignez-vous auprès de votre assureur au moment de la réservation de votre dépôt initial pour vous assurer de savoir quelle est la date limite pour souscrire cette assurance.

 

La protection des bagages perdus ou volés est recommandée mais non obligatoire.

Passeport & Visa

 

C’est la responsabilité du client de s’assurer qu’ils est en possession d’un passeport valide (valide 6 mois après la date retour) avant le départ. C’est la responsabilité du client de s’assurer qu’ils est en possession du bon visa, permis ou certificat avant le départ. Surf Expedition n’est en aucun cas responsable si les clients sont refusés en raison de l’absence des documents de voyage appropriés.

 

Détails du Client

 

Afin que Surf Expedition puisse confirmer la prise en charge à l’aéroport ainsi que les modalités de voyage, les clients doivent obligatoirement fournir les détails suivants avec la balance du coût du voyage:

• Informations de vol (heure de départ et d’arrivée, numéro de vol et nom de la compagnie aérienne)
• Liste d’allergies et de conditions médicales pré-existantes
• Liste des médicaments que le client aura avec lui lors du voyage
• Une assurance de voyage avec le numéro du contrat de couverture médicale ainsi que le numéro de téléphone de l’assureur en cas d’urgence
• Le nom, numéro et email d’une personne de confiance à joindre en cas d’urgence (famille ou ami-e)

 

Âge Minimum

 

Nos retraites de surf au Costa Rica sont destinés aux adultes et familles avec adolescents matures. Il est possible de venir avec votre adolescent de 12 ans et plus.

Nos tours au Nicaragua sont destinés aux personnes de 18 ans et plus, cependant nous acceptons de faire exception pour les personnes de 17 ans ayant obtenu le consentement d’un parent pour joindre le voyage. Les adolescents de 14 ans à 16 ans sont accepté à la condition d’être accompagnés d’un parent.

Prix & Surcharge

 

Les tarifs sont exprimés en Dollars américains au moment de la réservation. Si votre compagnie de carte de crédit est dans une autre devise,  votre institution bancaire pourrait vous facturer des frais de service et taux de conversion additionnels. Surf Expedition se réserve le droit d’imposer des frais supplémentaires dans les 30 jours avant le début du voyage pour les raisons suivantes :

• Augmentation des coûts de transport
• Augmentation des coûts d’opération locale

Heureusement, cela ne s’est jamais produit, mais nous nous réservons le droit en cas de situation spéciale.

 

Promotions et tarifs réduits

 

Toutes les promotions et tarifs réduits sont appliqués à la discrétion de Surf Expedition. De temps à autre,  nous pouvons offrir un tarif réduit pour certains voyages. Le tarif réduit s’applique strictement aux nouvelles réservations et les réservations qui ont déjà été faites avec un dépôt sont bloquées dans leur prix original et n’ont pas droit à un tarif réduit. Les promotions pour anciens voyageurs sont valables uniquement pour les voyages réservés dans les 12 mois suivant la réservation initiale. Pour toute promotion avec code promo ou coupon, vous devez mentionner ce dernier dans la section « Notes » lors de la demande de réservation.

 

Flexibilité & Changement d’Itinéraire

 

L’itinéraire prévu est une représentation des activités que fournit Surf Expedition, mais il est entendu que l’itinéraire, horaire, équipements et modes de transport sont sujets à changement ou modification sans avis préalable en fonction des circonstances ou événements locaux. Bien que nous nous efforçons de faire en sorte que tous les voyages fonctionnent comme décrit, Surf Expedition se réserve le droit de modifier l’itinéraire de voyage. Si des changements majeurs sont apportés avant le départ, les clients seront informés dès que possible. Un changement majeur arrive lorsqu’au moins 2 sur 5 jours sont touchés. Surf Expedition se réserve le droit d’apporter des changements majeurs à l’itinéraire après le départ en raison de circonstances locales ou d’événements hors de notre contrôle.

 

Autorité sur place

 

Durant le voyage, un guide pourrait avoir à prendre certaines décisions sur des questions susceptibles dans le but de protéger la sécurité ou le bien-être de tous les clients participant au voyage. Dans une situation où un client refuserait de se conformer aux décisions prises par le guide du groupe, ou interfèrerait avec le bien-être du groupe, le guide pourrait lui exiger de quitter le groupe/voyage immédiatement, sans possibilité de remboursement. Heureusement, cela ne s’est jamais produit, mais nous nous réservons le droit en cas de situation critique.

 

Activités Optionnelles

 

Les activités optionnelles non-incluses dans le prix de base de voyage ne font pas partie de votre voyage ou du contrat. Toute assistance fournie par Surf Expedition dans l’organisation ou la réservation des activités optionnelles ne fera pas partie du contrat et ne rend pas responsable Surf Expedition pour celles-ci. Vous comprenez qu’en prenant part à ces activités facultatives, vous le faites à vos risques et périls.

 

Erreurs & Omissions

 

Bien que Surf Expedition ait fait une tentative concertée de vérifier l’exactitude des déclarations faites dans notre documentation de voyage, y compris les brochures, site Web et notes de voyage, nous ne pouvons pas être tenus responsables pour toute erreur, omission ou présentation inexacte involontaire qui pourrait survenir.

 

Acceptation de nos Conditions Générales

 

Si vous ne comprenez pas certains de nos termes et conditions, écrivez-nous avant de réserver. Le fait de faire une réservation confirme votre compréhension et votre acceptation de nos conditions générales. Nos conditions générales peuvent être mises à jour sans préavis.

 

Surf Expedition Inc est basée à Bocas del Toro, Panama et opère sous les lois corporatives du Panama.