Termes et Conditions Générales

Comment réserver votre voyage

Si vous savez déjà quelle destination et quelle date à laquelle vous aimeriez voyager, sélectionnez simplement la date de voyage de votre choix sur la page respective de la destination désirée et une fenêtre de style pop-up apparaitra pour entrer vos informations. Un dépôt initial de $300 + 50% du montant pour une chambre privé si vous choisissez de prendre cette option, est requis pour réserver votre place.

La balance du voyage sera automatiquement chargée à votre carte de crédit 90 jours avant le départ (ou dès que nous aurons atteint  le minimum de participants requis pour confirmer le voyage dans les 90 jours avant le départ. La date la plus tard pour confirmer le voyage est de 21 jours avant le départ). Laissez-nous savoir si vous voyagez avec d’autres personnes et assurez-vous qu’ils réservent leur place à temps. Vous pouvez leur envoyer votre confirmation de voyage en utilisant le lien mis à l’effet sur la page de paiement une fois que vous aurez finaliser le paiement.

Vous pouvez lire notre section FAQ pour connaitre toute l’information importante avant de réserver.

Si vous préférez être contacté par un agent de réservation pour répondre à certaines de vos questions qui ne sont pas expliquées dans notre section FAQ avant de payer le dépôt de réservation, et que vous souhaitez réserver une place sur un de nos voyage, veuillez utiliser ce formulaire de réservation.

 

1- Veuillez spécifier :

– Quel genre de forfait vous désirez: Si vous apporter votre propre équipement et ne désirez pas de cours :”Surf Libre/ Surf Guidé” ou si vous avez peu d’expérience ou désirez avoir des cours ou du coaching pour améliorer votre technique ainsi que l’équipement de surf fourni: “Apprendre à surfer/Surf Coaching”,

– Si vous connaissez vos dates de voyage ou si vous êtes flexible pour celles-ci,

– Combien de personnes voyagent avec vous ainsi que leurs noms et courriel (vous pouvez les inscrire à la dernière question du formulaire),

– Quel genre d’hébergement vous désirez (chambre partagée, privée, double, triple)

2- Attendez de recevoir notre confirmation par email pour les disponibilités et autres détails de votre réservation Assurez-vous de vérifier votre dossier de courriels indésirables (junk mail) si vous n’avez pas reçu de nos nouvelles dans les 48h suivant l’envoi de votre formulaire en ligne.

3- Si vous n’avez pas payé de dépôt directement sur le site, nous vous enverrons une facture de dépôt de 300$ USD via Freshbooks, un site sécurisé de paiement en ligne.

4- La balance de votre paiement est due 90 jours avant votre départ (ou dès que nous aurons atteint le minimum de participants requis pour confirmer le voyage dans les 90 jours avant le départ. La date la plus tard pour confirmer le voyage est de 21 jours avant le départ)

 

Méthodes de Paiement Acceptées

 

Seuls les paiement par cartes de crédit sont acceptés.

 

Paiements par Cartes de Crédit

 

Vous pouvez réserver en toute tranquilité car le système de paiement en ligne que nous utilisons utilse un système de cryptage 2048-bit, une infrastructure semblable aux site Netflix, Airbnb, Lyft, Comcast et un millions d’autres site ayant recours à du paiement en ligne.

 

Notre plateforme de paiement en ligne ainsi que notre site web sont sécurisé avec un certificat SSL et le site est sécurisé HTTPS. FareHarbor est affilié aux solutions de paiement Stripe.

Un frais de réservation de 6% (applicable seulement sur votre dépôt initial) sera chargé par notre système de réservation en ligne.Par exemple, sur un dépôt de $300,  un frais de $18 sera chargé. Aucune taxes ou frais supplémentaires sont chargés en plus de ce frais. La balance du voyage sera chargé 90 jours avant le départ ou dès que le voyage sera confirmé entre 30-90 jours avant le départ du voyage.

 

Options de Paiement

 

Nous offrons deux options de paiement en fonction de vos besoins:

  • Paiement Complet – Un paiement complet après réception de la facture, si la date de réservation est moins de 90 jours avant le départ.
  • Dépôt de $300 + balance 90 jours avant le départ

Les réservations reçues moins de 90 jours avant la date de départ doivent être payées dans leur intégralité. Tous les documents obligatoires doivent être envoyés à Surf Expedition par email au moment du dépôt final(Preuve d’assurance maladie, autres informations importantes sur votre santé dont nous devrions être au courant, détails de votre passeport si vous réservez un vol avec notre agence partenaire)

Paiements en Retard & Annulations

 

Les comptes sont dus dans leur intégralité au plus tard 90 jours avant le départ. Les réservations reçues dans les 90 jours avant le départ doivent être payées en totalité. Veuillez nous fournir toute la documentation requise par e-mail au moment de la réservation.

Les places sont disponibles sur la base du premier arrivé, premier servi, veuillez donc noter que votre réservation ne sera prise en compte qu’une fois le dépôt reçu.

Si les comptes ne sont pas payés en totalité à la date d’échéance, votre place pourrait ne pas être garantie et Surf Expedition se réserve le droit de traiter votre réservation comme annulée. Tous les paiements manqués ou en retard de plus de 10 jours sont soumis à des frais de 50 $ par date d’échéance manquée.

Dans le cas où le voyage n’aurait pas encore atteint le nombre minimum de participants pour confirmer le séjour à 90 jours avant le départ, Surf Expedition pourrait émettre la facture du solde ou débiter votre carte à moins de 90 jours avant le départ lorsque le nombre minimum de participants est atteint.

 

Annulations par Surf Expedition

 

Si, 21 jours avant le départ, il n’y a pas assez de clients réservés pour la date de voyage choisie, Surf Expedition se réserve le droit d’annuler le voyage. Les clients auront la possibilité de choisir entre un remboursement complet ou une nouvelle réservation à d’autres dates de voyage. Le remboursement ou le crédit sont uniquement dans le cas où il n’y aurait pas assez de participants pour voyager à la date de votre voyage choisie.

 

Annulation dûe à des circonstances de “Force Majeure”

 

Si un voyage est annulé en raison de circonstances de «force majeure» (y compris, mais sans s’y limiter, la guerre, la menace de guerre, une manifestation, une catastrophe naturelle, une pandémie, des troubles civils, l’état d’urgence, la fermeture des frontières, un incendie, une éruption volcanique, une grève, la fluctuation significative des taux de change ou d’autres événements externes qui ne rendraient pas le voyage sûr ou viable), aucun remboursement ne sera accordé pour les services de voyage non utilisés (en tout ou en partie), et le prix ou la valeur des services non utilisés ne pourra être échangé. Nous vous recommandons fortement d’acheter une assurance voyage pour vous protéger contre ce type de circonstances en cas d’annulation ou d’interruption de voyage.

 

Voyages et camps de surf reportés entre le 15 mars 2020 et le 2 août 2020

Le 29 mars 2020, nous sommes allés au-delà de notre politique de réservation pour émettre un crédit complet pour tous les voyages prévus entre le 15 mars et le 2 août pour voyager à une autre date confirmée avant le 31 décembre 2021.

Si tel est votre cas, vous pouvez consulter notre calendrier des voyages de surf 2021 et nous contacter pour vous réinscrire sur une nouvelle date.

Précisions sur les annulations en raison du Covid-19

 

Aucun remboursement ou crédit ne sera émis si vous ne pouvez pas voyager en raison du Covid-19.

Alors que nous faisons de notre mieux pour rester à flot pendant cette période extrêmement difficile, nous ne sommes pas en mesure d’émettre de remboursement ou de crédit de voyage futur car nous avons des frais de fonctionnement élevés à couvrir à partir du moment où vous vous inscrivez au voyage, que vous choisissiez (ou que vous soyez en mesure) de voyager ou non, alors que le Covid-19 est toujours un problème et peut compromettre votre voyage. Nous avons de nombreux frais à couvrir préalablement à votre arrivée pour préparer un séjour et embaucher du personnel afin de pouvoir vous accueillir le mieux possible, et nous ne pouvons pas simplement émettre un crédit pour plus tard dans la situation actuelle.

 

Lorsque la crise sera terminée, nous donnerons autant de crédit que possible à tous nos clients qui ont perdu, cependant, nous ne pouvons pas prendre aucun engagement envers qui que ce soit maintenant car nous ne savons pas à quel point nous aurons finalement été impactés économiquement jusqu’à ce que ce soit terminé. Sans savoir à quel point nous aurons été touchés, nous ne pouvons pas savoir ce que nous pourrons nous permettre de donner.

 

Pour cette raison, pour toutes les annulations liées au Covid-19 (y compris, mais sans s’y limiter, les autorités de votre pays de départ ou les autorités de la destination du voyage interdisent de voyager ou ferment leurs frontières, si votre vol est annulé par votre compagnie aérienne, si vous ne pouvez pas voyager ou décidez de ne plus voyager à cause du Covid-19, si vous tombez malade, testez positif au Covid-19, qu’un membre de votre famille directe teste positif ou toute autre raison liée au Covid-19); nous ne serons pas en mesure de vous émettre un crédit pour effectuer une nouvelle réservation à une date ultérieure. Veuillez lire la section «Annulations par client» pour voir quels frais s’appliquent.

 

Nous vous recommandons fortement de souscrire une assurance voyage avec une politique «d’annulation pour quelque raison que ce soit» pour vous protéger en cas d’annulation ou d’interruption de voyage. Cette assurance doit être souscrite dans un certain délai, généralement quelques semaines après le paiement de votre acompte initial pour voyager, veuillez donc le rechercher attentivement au moment de la réservation pour vous assurer que vous serez couvert. Nous ne pouvons pas supporter le risque d’être une compagnie d’assurance. C’est au client à choisir de souscrire ou non à une assurance annulation lors de sa réservation avec un assureur de son choix.

 

Exception: si vous deviez voyager entre le 15 mars 2020 et le 2 août 2020, nous vous avons émis un crédit complet pour voyager à une autre date confirmée avant le 31 décembre 2021.

Annulations par le Client

 

Les annulations avant le départ doivent être soumises par écrit par e-mail avec confirmation de réception de notre part. Il est de la responsabilité du client de s’assurer qu’une assurance annulation et interruption de voyage adéquate est souscrite pour couvrir toute partie perdue de son coût de voyage si une annulation est nécessaire.

Toute annulation de votre part entraînera des frais d’annulation** comme suit :

 

  • Dans les 48 premières heures suivant la réservation – 0%; remboursement intégral moins les frais de traitement, les frais de virement bancaire ou le changement de devise)

 

  • Plus de 90 jours avant le départ – dépôt initial de 300 $ perdu. Le solde restant peut être appliqué pour une autre date de voyage confirmée avant le 31 décembre 2021. Dates de voyage à confirmer par Surf Expedition lorsque nous atteindrons le nombre minimum de participants. Nous ferons de notre mieux pour vous transférer à une autre date, mais nous ne serons peut-être pas en mesure de le garantir au moment de l’annulation. Vous ne pouvez réserver qu’une seule fois pour un nouveau voyage confirmé. Vous devrez payer la différence si la réservation est plus chère et il n’y aura pas de remboursement si la réservation est moins chère.

 

  • 61-90 jours avant le départ – 50% des paiements perdus, le solde restant sera retenu comme crédit que vous pourrez utiliser pour une nouvelle réservation à une date de voyage future * avant le 31 décembre 2021.

 

  • 60 jours ou moins avant le départ – 100% des paiements perdus

* La date du voyage doit être une date confirmée par Surf Expedition, ce qui signifie que Surf Expedition a confirmé qu’il y a suffisamment de participants pour pouvoir offrir le voyage à cette date.

** Les frais d’annulation couvrent les dépenses qui doivent être payées à l’avance (tels que les frais d’entretien et de préparation du camp, les frais de marketing, les arrangements de voyage pour le personnel, l’hébergement réservé, le transport et les services). Ceux-ci ne nous sont malheureusement pas remboursables. Lorsque vous réservez votre voyage et que nous confirmons le voyage, votre inscription est prise en compte pour nous assurer que nous couvrons nos frais de fonctionnement de base. Votre décision d’annuler signifie que nous devrons possiblement opérer un voyage sans couvrir notre coût minimum, car nous avons déjà confirmé le voyage à d’autres participants qui ont réservé leurs vols. Une fois que vous avez réservé votre place, cela signifie également que la place devient indisponible pour quelqu’un qui aurait pu réserver autrement.

Pour ces raisons, nous espérons que vous comprendrez que même si nous serions ravis de pouvoir vous rembourser, nous ne pouvons pas supporter le risque financier d’offrir de tels remboursements ou crédits en tant qu’entreprise essayant de survivre à ces temps difficiles et incertains.

La meilleure façon de protéger votre voyage si vous décidez d’annuler vos projets de voyage est d’obtenir une assurance voyage «annulation pour quelque raison que ce soit».

Vous pouvez cependant transférer le voyage à un ami si vous ne pouvez pas participer, à condition qu’il représente une nouvelle réservation (le montant de votre réservation ne peut pas être utilisé pour payer le solde d’un ami ayant déjà réservé une place sur un voyage). Des frais administratifs de 100 $ s’appliquent pour transférer votre réservation à quelqu’un d’autre.

Services Non-Utilisés

 

Nous ne pouvons offrir aucun rabais ou remboursements pour services manqués ou non utilisés, ce qui comprend les départs volontaires ou involontaires du voyage en raison de maladie, du décès d’un proche etc., de vols manqués, d’une arrivée tardive sur le tour ou d’un départ prématuré, que ce soit volontaire ou involontaire. Tous les transports, billets d’avion et hébergement sont sécurisés et payés en entier avant les que les clients n’arrivent à leur destination et par conséquent aucun remboursement ou crédit ne sont prévus par Surf Expedition pour services manqués ou inutilisés. C’est l’une des raisons pour lesquelles une assurance voyage avec annulation et une assurance d’interruption de voyage sont conseillées.

Assurance voyage obligatoire avec couverture médicale

Il est obligatoire pour tous les participants d’avoir une assurance médicale de voyage appropriée, qui doit être achetée par vous lorsque nous vous envoyons la confirmation de voyage. Une preuve d’assurance voyage couvrant les urgences médicales doit être fournie au plus tard 15 jours avant l’arrivée à destination par les clients avant qu’il ne soit autorisé à rejoindre le groupe.

 

Pour entrer au Costa Rica, vous devez demander à votre assureur une certification délivrée en anglais ou en espagnol, en notant au moins ces trois conditions; et télécharger cette certification lors du dépôt du PASS SANTÉ en ligne (voir ci-dessous):

 

  • La validité de la politique en vigueur lors de votre visite au Costa Rica.

 

  • Garantie de couverture des frais médicaux en cas de maladie pandémique COVID 19 au Costa Rica, pour au moins 50 000 $ US (cinquante mille dollars américains).

 

  • Une couverture minimale de 2 000 $ US pour les frais d’hébergement prolongés en raison d’une pandémie de maladie ou d’une interruption / annulation de voyage pour cause de maladie, qui couvre les frais supplémentaires du passager en raison de la quarantaine.

 

Il est obligatoire que les touristes souscrivent une assurance voyage, couvrant leur hébergement en cas de quarantaine et les frais médicaux dus à la maladie COVID-19. Une explication de la couverture d’assurance voyage, répondant aux exigences du Costa Rica, doit être téléchargée ou entrée dans le PASS SANTÉ afin d’être examinée et approuvée par les autorités costariciennes. Si plus d’informations sur l’assurance internationale sont nécessaires, les autorités costariciennes contacteront le passager à l’adresse e-mail indiquée dans le PASS SANTÉ.

 

Votre couverture doit également:

 

  • Vous protéger contre les accidents, la mort et les blessures résultant de l’activité de surf, des frais médicaux, du rapatriement d’urgence et de la responsabilité civile.

 

  • Avoir une couverture minimale de 1 million de dollars

 

En raison de la situation Covid-19, des changements rapides dans les politiques des compagnies aériennes et des frontières peuvent survenir. Nous vous recommandons fortement de souscrire une assurance annulation de voyage qui mentionne que vous pouvez «annuler pour quelque raison que ce soit». Cette assurance doit généralement être souscrite au plus tard quelques semaines après le paiement de votre acompte initial. Renseignez-vous auprès de votre assureur au moment de la réservation de votre dépôt initial pour vous assurer de savoir quelle est la date limite pour souscrire cette assurance.

 

La protection des bagages perdus ou volés est recommandée mais pas obligatoire.

 

Remplir un formulaire en ligne appelé «Health Pass»

Pour entrer au Costa Rica, vous devez remplir le formulaire numérique appelé «HEALTH PASS» et disponible sur https://salud.go.cr

• Ce pass sera disponible 48 heures avant l’embarquement. Il doit être accédé dans un navigateur mis à jour (sauf pour Internet Explorer). Un formulaire individuel doit être rempli pour chaque personne, y compris les mineurs.

• Une explication de la couverture d’assurance voyage, répondant aux exigences du Costa Rica, doit être téléchargée ou entrée dans le PASS SANTÉ afin d’être examinée et approuvée par les autorités costariciennes. Si plus d’informations sur l’assurance internationale sont nécessaires, les autorités costariciennes contacteront le passager à l’adresse e-mail indiquée dans le PASS SANTÉ.

• Les touristes doivent demander à leur assureur une certification délivrée en anglais ou en espagnol, en notant au moins trois conditions, sans oublier de l’ajouter au PASS SANTÉ.

• Au moment de remplir votre PASS SANTÉ, le système vous demandera où vous logerez pendant votre séjour au Costa Rica. Puisque vous serez logé dans un logement privé qui n’est pas un hôtel, veuillez écrire “CASA PRIVADA, PAVONES” comme adresse pour la partie de votre voyage pendant la retraite de surf.

En raison de Covid-19, de nouvelles exigences peuvent être requises par le pays visité et il est de la responsabilité du client de s’assurer qu’il satisfait à toutes les exigences pour entrer dans le pays visité:

 

Conditions d’entrée au Costa Rica pour les touristes (mis à jour le 25 octobre 2020)

https://www.visitcostarica.com/en/costa-rica/planning-your-trip/entry-requirements

 

Conditions d’entrée au Nicaragua pour les touristes (mise à jour le 9 septembre 2020)

https://docs.google.com/document/d/1Y5bESyswV1IV-IyhCsfckrLt0vzw9RXvVehr18iR37k/edit?usp=sharing

 

Passeport & Visa

 

C’est la responsabilité du client de s’assurer qu’ils est en possession d’un passeport valide (valide 6 mois après la date retour) avant le départ. C’est la responsabilité du client de s’assurer qu’ils est en possession du bon visa, permis ou certificat avant le départ. Surf Expedition n’est en aucun cas responsable si les clients sont refusés en raison de l’absence des documents de voyage appropriés.

 

Détails du Client

 

Afin que Surf Expedition puisse confirmer la prise en charge à l’aéroport ainsi que les modalités de voyage, les clients doivent obligatoirement fournir les détails suivants avec la balance du coût du voyage:

  • Informations de vol (heure de départ et d’arrivée, numéro de vol et nom de la compagnie aérienne)
  • Liste d’allergies et de conditions médicales pré-existantes
  • Liste des médicaments que le client aura avec lui lors du voyage
  • Une assurance de voyage avec le numéro du contrat de couverture médicale ainsi que le numéro de téléphone de l’assureur en cas d’urgence
  • Le nom, numéro et email d’une personne de confiance à joindre en cas d’urgence (famille ou ami-e)

 

 

Âge Minimum

 

Nos tours au Nicaragua sont destinés aux personnes de 18 ans et plus, cependant nous acceptons de faire exception pour les personnes de 17 ans ayant obtenu le consentement d’un parent pour joindre le voyage. Les adolescents de 14 ans à 16 ans sont accepté à la condition d’être accompagnés d’un parent.

Prix & Surcharge

 

Les tarifs sont exprimés en Dollars américains au moment de la réservation. Si votre compagnie de carte de crédit est dans une autre devise, gardez à l’esprit qu’ils pourraient vous facturer des frais de service additionnels.

Surf Expedition se réserve le droit d’imposer des frais supplémentaires dans les 30 jours avant le début du voyage pour les raisons suivantes :

  • Augmentation des coûts de transport (air ou autre)
  • Augmentation des coûts d’opération locale

 

Promotions et tarifs réduits

 

Toutes les promotions et tarifs réduits sont appliqués à la discrétion de Surf Expedition. De temps à autre,  nous pouvons offrir un tarif réduit pour certains voyages. Le tarif réduit s’applique strictement aux nouvelles réservations et les réservations qui ont déjà été faites avec un dépôt sont bloquées dans leur prix original et n’ont pas droit à un tarif réduit. Les promotions pour anciens voyageurs sont valables uniquement pour les voyages réservés dans les 12 mois suivant la réservation initiale. Pour toute promotion avec code promo ou coupon, vous devez mentionner ce dernier dans la section “Notes” lors de la demande de réservation.

 

Flexibilité & Changement d’Itinéraire

 

L’itinéraire prévu est une représentation des activités que fournit Surf Expedition, mais il est entendu que l’itinéraire, horaire, équipements et modes de transport sont sujets à changement ou modification sans avis préalable en fonction des circonstances ou événements locaux. Bien que nous nous efforçons de faire en sorte que tous les voyages fonctionnent comme décrit, Surf Expedition se réserve le droit de modifier l’itinéraire de voyage. Si des changements majeurs sont apportés avant le départ, les clients seront informés dès que possible. Un changement majeur arrive lorsqu’au moins 2 sur 5 jours sont touchés. Surf Expedition se réserve le droit d’apporter des changements majeurs à l’itinéraire après le départ en raison de circonstances locales ou d’événements hors de notre contrôle.

 

Autorité sur Place

 

Durant le voyage, un guide pourrait avoir à prendre certaines décisions sur des questions susceptibles d’affecter la sécurité ou le bien-être de tous les clients participant au voyage. Dans une situation où un client refuserait de se conformer aux décisions prises par le guide du groupe, ou interfèrerait avec le bien-être du groupe, le guide pourrait lui ordonner de quitter le groupe/voyage immédiatement, sans possibilité de remboursement. Heureusement, cela ne s’est jamais produit, mais nous nous réservons le droit si quelque chose d’important se produisait.

 

Activités Optionnelles

 

Les activités optionnelles non-incluses dans le prix de base de voyage ne font pas partie de votre voyage ou du contrat. Toute assistance fournie par Surf Expedition dans l’organisation ou la réservation des activités optionnelles ne fera pas partie du contrat et ne rend pas responsable Surf Expedition pour celles-ci. Vous comprenez qu’en prenant part à ces activités facultatives, vous le faites à vos risques et périls.

 

Erreurs & Omissions

 

Bien que Surf Expedition ait fait une tentative concertée de vérifier l’exactitude des déclarations faites dans notre documentation de voyage, y compris les brochures, site Web et notes de voyage, nous ne pouvons pas être tenus responsables pour toute erreur, omission ou présentation inexacte involontaire qui pourrait survenir.

 

Acceptation de nos Conditions Générales

 

Si vous ne comprenez pas certains de nos termes et conditions, écrivez-nous avant de réserver. Le fait de faire une réservation confirme votre compréhension et votre acceptation de nos conditions générales. Nos conditions générales peuvent être mises à jour sans préavis.

 

Surf Expedition Inc est basée à Bocas del Toro, Panama et opère sous les lois corporatives du Panama.